Vergi ödəyiciləri tərəfindən pul vəsaitinin uçotdan gizlədilməsi və ya uçota alınmaması dedikdə, pul vəsaitlərinin uçot sənədləri ilə rəsmiləşdirilməməsi və ya bu sənədlərin mövcud olmaması halları nəzərdə tutulur. Rəsmi uçot sənədləri kassa mədaxil və məxaric orderləri, kassa kitabı, bank ödəniş sənədləri və digər təsdiqedici sənədlər sayılır. Sənədlərin rəsmiləşdirilməsi Nazirlər Kabinetinin 30 sentyabr 2020-ci il tarixli 365 nömrəli Qərarı ilə təsdiqlənmiş “Vergi ödəyicilərində nağd pul vəsaitinin uçotu və kassa əməliyyatlarının aparılması” Qaydası ilə tənzimlənir.
Vergi Məcəlləsinin 58.8.1-ci maddəsinə əsasən, səyyar vergi yoxlaması və operativ vergi nəzarəti zamanı vergi ödəyicisinə məxsus pul vəsaitlərinin uçotdan yayındırılmasına görə pul vəsaitinin 1.000 manatdan çox olan məbləğdə uçotdan gizlədilməsinə və ya uçota alınmamasına görə – 1.000 manatdan çox olan hissəsinin 10 faizi, təqvim ili ərzində belə hala təkrar yol verdikdə 1.000 manatdan çox olan hissəsinin 20 faizi miqdarında maliyyə sanksiyası tətbiq edilir.
Misal: “A” müəssisəsi 15.09.2023-cü il tarixində bankdan kassaya 5.000 manat, “B” müəsisəsindən kassaya 1.500 manat pul vəsaiti daxil edib. 01.12.2023-cü il tarixində səyyar vergi yoxlaması zamanı hər iki vəsaitin rəsmi uçot sənədlərinin olmadığı aşkar edilib. Bu zaman maliyyə sanksiyaları aşağıdakı formada tətbiq olunacaq:
(5.000+1.500-1.000) x 10% = 550 manat.
Nağd vəsaitlərin kassaya mədaxili müəssisənin rəhbəri, baş mühasibi və ya onun səlahiyyətli nümayəndəsi, habelə xəzinədarı tərəfindən imzalanmış və möhürlə təsdiqlənmiş ciddi hesabat blankı olan kassa mədaxil orderi ilə sənədləşdirilir və pulu kassaya verən şəxsə xəzinədar tərəfindən möhürlə təsdiqlənmiş kassa mədaxil orderinin qəbzi verilir. Kassa mədaxil orderi 1 nüsxədə, elektron və (və ya) kağız formatda məlumatlar tam oxunaqlı şəkildə 5 ildən az olmamaqla qanunla müəyyən edilmiş müddətdə saxlanmalıdır. Pul vəsaiti vergi ödəyicisinin səlahiyyət verdiyi şəxs və ya fərdi sahibkarın özü tərəfindən bank hesabından nağd qaydada çıxarıldığı halda, pul vəsaitləri həmin gün ərzində kassa mədaxil orderi tərtib olunmaqla kassaya mədaxil edilir. Kassa mədaxil orderində əks etdirilən nağd çıxarılmış pul vəsaitinin məbləği pulun alınmasında istifadə edilən çekin kötüyündə və bank hesabının çıxarışında göstərilən məbləğlə uyğun olmalıdır.
Kassadan nağd pulların verilməsi kassa məxaric orderi ilə sənədləşdirilir. Kassa məxaric orderi, təsərrüfat məqsədləri ilə kassadan pul götürmək üçün, təhtəlhesab şəxsin ərizəsi əsasında tərtib edilir. Müəssisə rəhbəri təhtəlhesab şəxsin ərizəsi üzərində verilən pulların miqdarı, onların verilmə müddəti, tarixi qeyd edir və imzası ilə pulun kassadan verilməsinə icazə verir. Kassadan nağd pul verərkən "Nağdsız hesablaşmalar haqqında" Qanunda göstərilən məhdudiyyətlər nəzərə alınmalıdır. Kassa məxaric orderi ciddi hesabat blankı sayılmır. Kassa məxaric orderinin müəssisənin arxivində saxlanılma müddəti - elektron və (və ya) kağız formatda məlumatlar tam oxunaqlı şəkildə 5 ildən az olmamalıdır. Kassa məxaric orderi iki nüsxədə tərtib edilir. Kassa məxaric orderinin bir nüsxəsi kassadan pul götürən şəxsə verilir, ikinci nüsxəsi isə kassada qalır. Kassa məxaric orderinin hər iki nüsxəsi müəssisənin məsul şəxsləri tərəfindən imzalanır və möhürlə təsdiq edilir.
Kassa kitabının forması qanunvericilikdə müəyyən edilməyib, bu səbəbdən ümumi qaydada hazırlanmalıdır. Ancaq kitabda bütün məlumatlar və rekvizitlər qeyd edilməlidir. Kassa kitabında müəssisənin kassasına mədaxil olmuş və məxaric edilmiş məbləğlər, bu məbləğlərə aid mədaxil və məxaric orderlərinin rekvizitləri qeyd edilir. Kassa kitabındakı qeydlər baş mühasib və ya mühasib tərəfindən kassa sənədlərindəki məlumatlar ilə tutuşdurulmalıdır. Müəssisədə baş mühasib və ya mühasib yoxdursa, bunu müəssisə rəhbəri də edə bilər. Yoxlandıqdan sonra yoxlamanı aparan şəxs kassa kitabında imzası ilə yoxlamanın nəticəsini təsdiqləməlidir.