Əmək Məcəlləsinin 83-cü maddəsinə əsasən, əgər işçi ilə bağlanmış əmək müqaviləsində onun ləğv edilməsinin sənədləşdirilməsi barədə Məcəllənin 12-ci fəslində müəyyən edilmiş qaydalardan fərqli olan başqa qaydalar nəzərdə tutulmayıbsa, onda istər işçi, istərsə işəgötürən tərəfindən və istərsə də tərəflərin iradəsindən asılı olmayan hallarda 68, 69, 70, 73, 74 və 75-ci maddələrdə nəzərdə tutulan əsaslara və qaydalara müvafiq olaraq əmək müqaviləsinin ləğv edilməsi işəgötürənin əsaslandırılmış əmri (sərəncamı, qərarı) ilə rəsmiləşdirilməlidir. Həmin maddənin ikinci hissəsində qeyd edilir ki, əmək müqaviləsinə xitam verilməsi barədə işəgötürənin əmri (sərəncamı, qərarı) onun tərəfindən imzalanmalı və müəssisənin möhürü ilə təsdiqlənməlidir. Bu əmrin surəti, işçinin əmək kitabçası və işəgötürənin son haqq-hesabı (istifadə edilməmiş əmək məzuniyyətinə görə pul əvəzi, işçiyə ödənilməli əməkhaqqı və digər ödəmələr) ilə birlikdə sonuncu iş günü işçiyə verilməlidir.
Maddədən göründüyü kimi, işəgötürən işçinin əmək müqaviləsinə xitam verdikdə onu əsaslandırmalı və əmrin sürətini işçiyə təqdim etməlidir.
Elektron əmək müqaviləsində olduğu kimi əmrin hazırlanması zamanı da ƏMAS altsistemindəki hazır formadan istifadə məcburiyyəti yoxdur. İşəgötürən ya kağız formada hazırladığı, ya da ƏMAS altsistemində yaradılan elektron əmr formasını işçiyə imzalatdıra bilər.
Əmək Məcəlləsinin 84-cü maddəsində xitamla bağlı əmrdə aşağıdakı məlumatların əks olunması göstərilib:
- müəssisənin adı, hüquqi ünvanı, əmrin (sərəncamın, qərarın) sıra nömrəsi, tarixi və onu imzalayan işəgötürənin vəzifəsi, adı, atasının adı və soyadı;
- işçinin adı, atasının adı və soyadı;
- əmək müqaviləsi üzrə işçinin vəzifəsinin (peşəsinin) adı;
- əmək müqaviləsinin ləğv edilməsinin əsası;
- həmin əsasla əmək müqaviləsinin ləğv edilməsi qaydası nəzərdə tutulmuş bu Məcəllənin müvafiq maddəsi, hissəsi və bəndi;
- əmək müqaviləsi ləğv edilən gün, ay və il;
- əmək müqaviləsinin ləğv edilməsi barədə əmrin (sərəncamın, qərarın) verilməsi üçün əsas hesab olunan rəsmi sənədlər.
Maddənin ikinci hissəsində qeyd edilir ki, nəzərdə tutulmuş məlumatlardan hər hansı biri və ya bir neçəsi göstərilməyən əmr (sərəncam, qərar) əmək mübahisəsini həll edən məhkəmə tərəfindən etibarsız hesab edilə bilər.
Müqavilənin tərtibinə gəlincə, Əmək Məcəlləsinin 84-cü maddəsinin 3-cü hissəsində qeyd edilir ki, əmək müqaviləsinin ləğv edilməsi barədə işəgötürənin əmri (sərəncamı, qərarı) yalnız bu maddənin 1-ci hissəsində göstərilən məlumatlar olan sadə formada, həmçinin normativ hüquqi aktlara uyğun formada — təsviri (giriş) hissəsindən və həmin məlumatlar göstərilən qərar hissəsindən ibarət formada tərtib edilə bilər.
ƏMAS altsistemində isə aşağıdakı məlumatların daxil edilməsi tələbi mövcuddur:
- xitamın səbəbi;
- əmrin nömrəsi;
- əmrin tarixi;
- qalan məzuniyyət günlərinin sayı;
- xitam səbəblərinin ətraflı açıqlaması (bu qrafanın doldurulması mütləq tələb deyil);
- haqq-hesabın həvalə ediləcəyi şöbənin adı (bu qrafanın doldurlması mütləq tələb deyil);
- əlavə qeydlər (daxil edilməsi mütləq tələb deyil).