Nazirlər Kabinetinin Qərarı ilə “Vergi ödəyicilərində nağd pul vəsaitinin uçotu və kassa əməliyyatlarının aparılması Qaydası” təsdiq olunub.
Bu qayda vergiödəyicilərində nağd pul vəsaitinin uçotu və kassa əməliyyatlarının aparılmasını tənzimləyir. Qayda Azərbaycan Respublikasının Mərkəzi Bankına, dövlət büdcəsindən maliyyələşdirilən təşkilatlara və kredit təşkilatlarına şamil edilmir.
Bank hesabından çıxarılan pul vəsaitinin təyinatı nağd pulun alınmasında istifadə edilən çek kitabçasında, habelə bankın məxaric orderində göstərilən təyinatlar (mal və xidmətlərin alınması üçün, əməkhaqqı və ona bərabər tutulan ödənişlər üçün və digər) üzrə müəyyən edilir. Vergi ödəyicilərinin bank hesablarından çıxardıqları və digər mənbələrdən aldıqları nağd pul vəsaitləri bu qayda ilə müəyyən edilmiş qaydada kassaya mədaxil edildikdən sonra kassa məxaric orderində təyinatı göstərilməklə məxaric olunur. Vergi ödəyicisinin kassasına nağd pul vəsaitləri malların (işlərin, xidmətlərin) təqdim edilməsindən əldə edilən pul vəsaitlərindən, bank hesablarından məxaric edilmiş pul vəsaitlərindən, təsisçidən və digər şəxslərdən alınmış borclardan, verilmiş borcların (o cümlədən, təhtəlhesab şəxslərə verilmiş vəsaitlərin) qaytarılmasından, malların (işlərin, xidmətlərin) təqdim edilməsinə görə alınmış avanslardan, məhkəmə qərarları əsasında həyata keçirilmiş ödənişlərdən, işçi heyətinə artıq ödənilmiş pul vəsaitlərinin qaytarılmasından və sair mənbələrdən mədaxil edilir. Qeyd olunan pul vəsaitlərinə görə tərtib edilən kassa mədaxil orderində pul vəsaitlərinin təyinatı göstərilir.
Pul vəsaiti vergi ödəyicisinin səlahiyyət verdiyi şəxs və ya fərdi sahibkarın özü tərəfindən bank hesabından nağd qaydada çıxarıldığı halda, pul vəsaitləri həmin gün ərzində vergi ödəyicisi tərəfindən kassa mədaxil orderi tərtib olunmaqla kassaya mədaxil edilir. Kassa mədaxil orderində əks etdirilən bank hesabından nağd çıxarılmış pul vəsaitinin məbləği pulun alınmasında istifadə edilən çekin kötüyündə və bank hesabının çıxarışında göstərilən məbləğlə uyğun olmalıdır. Kassadan pul vəsaitləri məxaric edilərkən, pul vəsaitlərini alan şəxs kassa məxaric orderini imzalamaqla yanaşı, həmin məbləğin alınması barədə orderdə qeyd aparır. Kassa məxaric orderinə əlavə edilən ödəniş sənədləri müvafiq olaraq vergi ödəyicisinin rəhbəri, fərdi sahibkar, baş mühasib və ya onların səlahiyyətli nümayəndələri, habelə xəzinədar (və ya bu vəzifə həvalə olunmuş şəxs) və pulu alan şəxslər tərəfindən imzalanır. Vergi ödəyicisinin kassasından təhtəlhesab şəxslərə nağd pul (avans) 5 iş günündən çox olmayan (ezamiyyə xərcləri istisna olmaqla) müddətə verilir. Təqvim ayı ərzində təhtəlhesab şəxslərə verilən pul vəsaitlərinin ümumi məbləği “Nağdsız hesablaşmalar haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 3-cü maddəsində göstərilən hədlərlə məhdudlaşdırılır (həmin Qanunun 3.5-ci maddəsində göstərilən malların alışı, habelə vergilərin, gömrük rüsumlarının, yığımların ödənilməsi və bank hesabına pul vəsaitinin mədaxil olunması üçün təhtəlhesab şəxslərə verilən pul vəsaitlərinin ümumi məbləği istisna olmaqla). Təhtəlhesab şəxslər tərəfindən alınmış avanslara görə məxaric sənədlərində göstərilən müddət ərzində, lakin 5 iş günündən gec olmayaraq və ya həmin müddətin sonuncu günü onların xərclənməsi barədə mühasibatlığa avans hesabatı təqdim edilir. Təhtəlhesab şəxsə verilmiş pul vəsaitlərinin müddət gözlənilmədən qaytarılması tələb edilə bilər. Pul vəsaitinin müddət gözlənilmədən qaytarılması tələb edilmədiyi halda, məxaric sənədində göstərilən müddətin sonuncu günündə pul qalığı kassaya qaytarılır. Təhtəlhesab şəxsin avans hesabatına pul vəsaitinin xərclənən hissəsi üçün malların alışını (işlərin və ya xidmətlərin qəbulunu) və pul vəsaitlərinin ödənişini təsdiq edən elektron qaiməfaktura, qəbzlər, alış aktları, elektron alış aktları, təhvil-qəbul aktları və digər təsdiqedici sənədlər əlavə edilir. Ezam olunan şəxslərə verilən və xərclənməyən nağd pul ezamiyyət müddəti başa çatdıqdan sonra ən geci 3 iş günü ərzində avans hesabatı təqdim edilməklə, vergi ödəyicisinin kassasına qaytarılır. Fərdi sahibkar bank hesabından nağd qaydada çıxarılan pul vəsaitini şəxsi məqsədlər üçün istifadə etmək niyyətindədirsə, əvvəlcə həmin pul vəsaiti sahibkarın kassasına mədaxil edilir və pul vəsaitlərinin təsərrüfat əməliyyatlarından kənar fəaliyyəti üçün götürülməsi ilə bağlı kassa məxaric orderi tərtib edilir. Vergi ödəyicisinin bank hesablarındakı pul vəsaitləri onun sərəncamlarını və ona qarşı irəli sürülmüş bütün tələbləri yerinə yetirməyə kifayət etmədikdə, kassadan pul vəsaitinin məxarici Azərbaycan Respublikasının Mülki Məcəlləsinin 964-cü maddəsinin tələbləri və həmin Məcəllənin 965-ci maddəsində nəzərdə tutulmuş hesabdan pul vəsaitinin silinməsi növbəliliyi nəzərə alınmaqla həyata keçirilir.
Kassa əməliyyatları üzrə tərtib olunmuş bütün mədaxil və məxaric sənədlərində vergi ödəyicisinin rəhbəri və ya onun bu sahəyə rəhbərlik edən struktur bölməsinin rəhbəri, baş mühasibi və ya onların səlahiyyətli nümayəndələri, xəzinədarı, habelə nağd pul alan və ya nağd pul verən şəxslər imza edirlər. Kassaya nağd pul vəsaitləri vergi ödəyicisinin və ya onun bu sahəyə rəhbərlik edən struktur bölməsinin rəhbəri, baş mühasibi və ya onun səlahiyyətli nümayəndəsi, habelə xəzinədarı tərəfindən imzalanmış ciddi hesabat blankı olan kassa mədaxil orderi vasitəsilə mədaxil edilir və pulu kassaya verən şəxsə xəzinədar tərəfindən möhürlə təsdiqlənmiş kassa mədaxil orderinin qəbzi verilir. Kassa mədaxil orderinə onu tərtib etmək üçün əsas olan sənədlər əlavə olunur. Kassadan nağd pul vəsaitləri vergi ödəyicisinin rəhbəri və ya onun bu sahəyə rəhbərlik edən struktur bölməsinin rəhbəri, baş mühasibi və ya onların səlahiyyətli nümayəndələri, habelə xəzinədarı və pulu qəbul edən şəxs tərəfindən imzalanmış kassa məxaric orderi və ona əlavə edilmiş sənədlər əsasında verilir. Kassa məxaric orderi vergi ödəyicisinin və ya onun müvafiq struktur bölməsinin rəhbəri, baş mühasibi və ya onların səlahiyyətli nümayəndələri, habelə xəzinədarı və pulu qəbul edən şəxslər tərəfindən imzalanır. Kassadan bir neçə sənəd əsasında ödənişlər aparılarkən, bu sənədlərin ümumi yekunu üzrə bir kassa məxaric orderi tərtib edilir. Kassa məxaric orderi ilə vergi ödəyicisinin işçisi olmayan şəxslərə fərdi qaydada pul vəsaiti verildikdə, kassa məxaric orderinin “Sənəd” rekvizitində pul alanın şəxsiyyətini təsdiq edən sənədin adı, seriyası, nömrəsi, verildiyi yer və tarix yazılır. Xəzinədar nağd pul vəsaitini yalnız kassa məxaric orderində və ya ona əlavə edilən etibarnamədə göstərilən şəxslərə verə bilər. Əgər nağd pul etibarnamə əsasında kassa məxaric orderi ilə verilərsə, orderdə pul alan şəxsin adı, soyadı və atasının adından sonra pulun alınması etibar edilən şəxsin adı, soyadı, atasının adı, şəxsiyyətini təsdiq edən sənədin adı, seriyası, nömrəsi, verildiyi yer və tarix yazılır. Nağd pul etibarnamə ilə ödəniş cədvəlləri əsasında verilərsə, xəzinədar pulun alınması üçün imza edilməmişdən əvvəl “etibarnamə ilə” sözünü və pulu alan şəxsin şəxsiyyətini təsdiq edən sənədin adını, seriyasını və nömrəsini yazır. Etibarnamənin əsli və ya notarial qaydada təsdiq edilmiş surəti xəzinədarda qalır və kassa məxaric orderinə əlavə edilir. Bankdan müxtəlif məqsədlər üçün alınmış vəsaitlərin ödəniş müddəti bitdikdə, xəzinədar tərəfindən həmin pul vəsaitləri ilə bağlı aşağıdakı işlər icra olunur:
- ödəniş cədvəlində pulunu almayan şəxsin adına qeyd olunan məbləğin qarşısındakı “İmza” qrafasına xəzinədar tərəfindən “Deponentləşdirilib” sözü yazılır və ya mətbəə üsulu ilə hazırlanmış “Deponentləşdirilib” ştampı vurulur;
- deponent olunmuş məbləğ üçün reyestr tərtib edilir;
- ödəniş cədvəlinin sonunda faktiki olaraq ödənilən və ödənilməyən deponentləşdirilən məbləğlər barədə qeydlər edilir, bu məbləğlər ödəniş cədvəlinin ümumi cəmi məbləği ilə üzləşdirilir və qeydlər xəzinədarın imzası ilə təsdiq olunur;
- kassa mədaxil və məxaric orderləri üzrə məbləğlər gün ərzində kassa kitabında qeydə alınır.
Ödəniş cədvəlləri üzərində xəzinədar tərəfindən edilən qeydlər, ödənilən və deponentləşdirilən məbləğlər mühasibatlıqda əsaslı surətdə yoxlanılır. Deponentləşdirilmiş və banka təhvil verilmiş məbləğlər üçün bir ümumi kassa məxaric orderi tərtib olunur. Deponentləşdirilmiş məbləğlər üçün tərtib olunmuş reyestr həmin kassa məxaric orderinə əlavə edilir. Kassa mədaxil orderi və onların qəbzləri, həmçinin kassa məxaric orderi və ona əlavə edilən ödəniş sənədləri mürəkkəbli və ya diyircəkli qələmlə, yaxud kompüterlərdə və ya digər müasir hesablama texnikalarında dürüst və aydın formada doldurulur. Həmin sənədlərdə heç bir düzəlişə yol verilmir. Kassa mədaxil orderi blanklarının cırılmasına, pozuntuların aparılmasına, ləkələnməsinə, habelə kassa mədaxil və məxaric orderlərinin üzərində düzəlişlərin edilməsinə yol verilmir (korlanmış blankların əvəzinə başqaları doldurulur). Korlanmış kassa mədaxil orderi blankları ciddi hesabat blankları üçün müəyyən edilmiş qaydada ləğv olunur. Kassa məxaric orderləri yazıldıqdan, rəhbər və baş mühasib tərəfindən imzalandıqdan sonra icra üçün xəzinədara verilir. Gün ərzində müvafiq qaydada istifadə edilmiş (rəsmiləşdirilmiş) kassa mədaxil və məxaric orderləri üzrə reyestr tərtib edildikdə, həmin reyestrlərin yekun məbləğləri kassa kitabına işlənilir. Reyestrlərdə kassa mədaxil və məxaric orderlərinin nömrələri, tarixləri və məbləğləri yazılaraq gün ərzində mədaxil və məxaric əməliyyatları üzrə yekun məbləğləri göstərilir. Xəzinədar kassa mədaxil və məxaric orderlərini və ya onlara əlavə edilən kassa sənədlərini alan zaman aşağıdakıları yoxlayır:
- ödəniş sənədlərində rəhbərin, baş mühasibin və ya onların səlahiyyətli nümayəndələrinin imzalarının mövcudluğunu və özündə olan imza nümunəsi ilə uyğunluğunu;
- ödəniş sənədlərinin düzgün tərtib edilməsini və yekun məbləğlərin doğruluğunu;
- kassa sənədlərində sadalanan əlavələrin mövcudluğunu.
Bu tələblərin hər hansı birinə riayət olunmadıqda, xəzinədar həmin sənədləri icra etmədən mühasibatlığa qaytarır. Mədaxil və məxaric orderləri ilə və ya onlara əlavə edilən sənədlərlə pul alındıqdan və ya verildikdən sonra bu sənədlər tarix (gün, ay, il) göstərilməklə dərhal xəzinədar tərəfindən imzalanır, onlara əlavə edilən ödəniş sənədlərinə ştamp vurulur və ya tarix (gün, ay, il) göstərilməklə “Ödənilib” qeydi edilir. Pul vəsaitlərinin hərəkəti bu Qaydaya uyğun olaraq uçot sənədləri (kassa kitabı, kassa mədaxil və məxaric orderləri, qəbzlər, çeklər, bank ödəniş sənədi, elektron qaimə-faktura, alış aktları, elektron alış aktları, təhvil-qəbul aktları və digər təsdiqedici sənədlər) ilə rəsmiləşdirilmədikdə və ya həmin sənədlər mövcud olmadıqda, bu hallar pul vəsaitinin uçotdan gizlədilməsi və ya uçota alınmaması kimi qiymətləndirilir.
Vergi ödəyicilərində bütün növ pul vəsaitləri (valyutaları) üzrə aparılan kassa əməliyyatları üçün müəyyən olunmuş formada ayrıca kassa kitabı açılır. Həmin kitablarda bütün mənbələr hesabına kassa əməliyyatları üzrə pul vəsaitlərinin hərəkəti əks etdirilir. Kassa kitabı qaytanlanır, onun vərəqi iki hissədən (ikinci hissə xəzinədarın hesabatı sayılır) ibarət olduğundan, hər iki hissə eyni nömrə ilə nömrələnir, səhifələrin sayı vergi ödəyicisinin və ya onun bu sahəyə rəhbərlik edən struktur bölməsinin rəhbəri, baş mühasibi və ya onların səlahiyyətli nümayəndələri tərəfindən imzalanaraq möhürləndikdən sonra istifadə üçün xəzinədara verilir. Kassa kitabının vərəqləri diyircəkli və ya mürəkkəbli qələmlə doldurulur, vərəqin ikinci hissəsi kəsilərək xəzinədarın hesabatı kimi bütün təsdiqedici sənədlərlə birlikdə baş mühasibə təhvil verilir və kassa kitabının özü (vərəqin birinci hissəsi) kassada saxlanılır. Kassa kitabında qeydsiz düzəlişə yol verilmir. Qeydli düzəlişlər isə xəzinədar, baş mühasib və ya onu əvəz edən şəxslərin imzaları ilə müvafiq qaydada təsdiq edilir. Xəzinədar gün ərzində kassa mədaxil və məxaric orderləri üzrə məbləğləri kassa kitabında qeydiyyatdan keçirir, aparılan əməliyyatları yekunlaşdırır, növbəti günün əvvəlinə kassada nağd pul qalığını çıxarır və hər gün üçün kassa hesabatını vergiödəyicisinin baş mühasibinə təhvil verir. Baş mühasibə təqdim olunmuş kassa hesabatı onun tərəfindən yoxlanılaraq qəbul edilir. Kassa kitabının düzgün tərtib edilməsinə və kassa əməliyyatlarının aparılmasına baş mühasib nəzarət edir. Kassa mədaxil orderi olmadan kassaya nağd pul mədaxil və ya kassa məxaric orderi olmadan kassadan nağd pul məxaric edilmir. Xəzinədar kassa (pul) sənədlərində imza etmək səlahiyyəti olan vəzifəli şəxslərin və ya onların səlahiyyətli nümayəndələrinin imza nümunələri ilə və kassa (pul) sənədlərinin rəsmiləşdirilməsində istifadə edilməsi nəzərdə tutulmuş möhürlə (ştampla) vergiödəyicisinin və ya onun bu sahəyə rəhbərlik edən struktur bölməsinin rəhbəri tərəfindən təmin edilir. Vergiödəyicisinə aid olmayan nağd pul və başqa qiymətlilər onun kassasında saxlanılmır. Xəzinədar işə qəbul edildikdən sonra vergiödəyicisinin və ya müvafiq struktur bölmənin rəhbəri onu kassa əməliyyatlarının aparılması qaydaları ilə rəsmi tanış edir və onunla müəyyən olunmuş qaydada tam maddi məsuliyyət haqqında fərdi müqavilə bağlayır. Xəzinədar tərəfindən ona həvalə edilmiş işlər yalnız onun tərəfindən icra edilir. Vergiödəyicilərində xəzinədarın əvəz edilməsi zamanı onun vəzifəsinin icrası vergiödəyicisinin rəhbərinin əmri ilə başqa işçiyə həvalə edilir. Xəzinədar vəzifəsinin icrası həvalə edilmiş işçi ilə tam maddi məsuliyyət barədə fərdi müqavilə bağlanılır. Kassa sənədlərini imzalamaq hüququna malik olan mühasiblər xəzinədar vəzifəsini icra etmir. Xəzinədar ştatı olmayan vergi ödəyicisində kassa əməliyyatlarının yerinə yetirilməsi vergiödəyicisinin rəhbərinin əmri ilə başqa işçiyə həvalə edilir və onunla tam maddi məsuliyyət barədə fərdi müqavilə bağlanılır.